Creuset du Phoenix

Aller de l’avant

Comment agir lorsque les listes sont à rallonge ? Que ce soit la boite de réception de mes mails ou la todo list, je constate que ma pente naturelle ne permet pas d’en découdre efficacement parce que c’est juste assommant.

Quand je suis motivé, mon réflexe d’avant consistait à bourriner un max jusqu’à n’en plus pouvoir: la recette assurée du burnout ! Alors, j’ai décidé d’être un peu plus rusé.

Dans cet article, je vous parle de mes trois techniques pour ne pas me laisser submerger.

Distinguer l’essentiel de l’important

Rome ne s’est pas faite en un jour.

Imaginons que je veuille créer un blog. Dans la phase de conception, je peux réver de beaucoup de fonctionnalités: un module de traduction automatique, des commentaires, du RSS, une newsletter, etc. Mais si j’attends d’avoir tout fini pour lancer le blog, ça va prendre des années et je serais démotivé bien avant d’avoir terminé la moitié ! J’ai mieux fait de chercher à faire une “v1” petite (cf. ‘La plus petite marche’), et garder les autres bonnes idées pour plus tard.

La perfection est atteinte, non pas lorsqu’il n’y a plus rien à ajouter, mais lorsqu’il n’y a plus rien à retirer. - Antoine de Saint-Exupéry

Pour choisir entre “v1” et “plus tard”, je me pose cette question: “et si j’enlève cette partie-là, pour l’instant, est-ce que mon projet a encore un sens?”. Pour mon blog, par exemple, je peux aisément me passer de traduction ou de newsletter, mais si je ne peux pas écrire d’article, ou même afficher un titre, ce n’est plus vraiment un blog; il faut au minimum un title et du texte pour être un blog: c’est ça l’essentiel.

Voilà: ma liste est séparée entre la “v1” et ce qui viendra plus tard. Mais c’est encore bien trop gros. Comment continuer à préciser ?

Anticiper les blocages

Quoi de plus désagréable que de devoir m’interrompre en plein chantier parce qu’il me manque quelque chose!

Certains projets prennent du temps, comme la peinture du mur de la cuisine qui nécessite des heures de séchage avant la seconde couche, ou la commande de la baignoire sur-mesure qui prend des semaines de fabrication en usine.

Quand je veux vraiment avancer, j’essaie d’anticiper les blocages en me posant la question “et si j’attends avant de commander la baignoire, est-ce que ça retardera le chantier?”. Les logiciels de planification appellent cela le chemin critique. De tous ces blocages, je regarde à quel grand objectif il est relié: plus cet objectif est élevé, plus le blocage l’est aussi.

Superbe, j’ai ma liste séparée en essentiel/important, les blocages identifiés et reliés aux objectifs. Dernier souci, il n’y a que 24h dans une journée. Comment vais-je faire pour tenir mes délais ?

Déléguer

Pour une tâche donnée, lorsque personne d’autre que moi ne peut faire l’affaire, alors c’est que cette tâche est plus essentielle qu’il n’y paraît.

Pourtant, si le projet doit être achevé pour une date buttoire, ça vaut le coup de se poser une dernière question: est-ce que quelqu’un d’autre pourrait faire les autres tâches à ma place ? Par exemple faire les courses ou mettre de l’essence dans la voiture: oui ce serait fâcheux de repousser le passage à la station essence jusqu’à la panne sèche, mais peu importe si je le fais moi-même ou si je laisse quelqu’un d’autre s’en charger, alors autant la confier à quelqu’un d’autre.

Conclusion et mise en pratique : Turbo Heisenhower

Entre ce que j’ai envie de faire, ce que je dois faire, et ce que les circonstances exigent de moi, voilà comment utiliser un petit schéma tout simple et très efficace qui reprend tout ce qu’on a vu dans cet article, j’ai nommé “Turbo Heisenhower”.

Je dessine quatre quadrants, disposés en quadrillage. Puis, je place chaque tache les unes par rapport aux autres en sachant que:

1. plus une tâche est urgente, plus elle est située vers la gauche de la feuille (les tâches qui n’ont pas vraiment de deadline doivent rester sur la droite plutôt)
2. plus une tâche est essentielle, plus elle est située vers le haut de la feuille:

Je fais attention à booster l’importance des tâches:

1. qui font avancer les grands objectifs
2. qui en bloquent d’autres (relier avec une flèche les tâches qui dépendent les unes des autres)
3. qui ne peuvent être faites que par moi (celles qui pourraient être faites par quelqu’un d’autre doivent rester sur le bas de la feuille plutôt)

À la fin, il y a quatre quadrants, par exemple:

1. Essentiel + Urgent: facile, c’est tout ce qu’il faut faire immédiatement sinon gros tracas; je n’ai aucun scrupule à remettre à plus tard une bière avec les copains quand il faut réparer la fuite d’eau qui est en train de transformer le garage en piscine.
2. Essentiel + Non-Urgent: difficile, c’est tout ce qu’il faut faire, mais sans pression car sans deadline, pourtant à avancer pour anticiper les coups durs: je pourrais toujours retarder la compta, jusqu’à ce qu’il faille savoir rapidement si j’ai les moyens de payer ce devis exorbitant du plombier qui doit intervenir cet après-midi
3. Important + Urgent: difficile, c’est ce qu’il faudrait déléguer un max justement pour se libérer pour le plus important: déléguer à quelqu’un d’autre par exemple en commandant les courses pour ne pas avoir à prendre la voiture, ou à son soi-du-future en attendant ce soir ou demain matin pour répondre aux messages des copains
4. Important + Non-Urgent: facile, c’est tout ce que l’on aurait bien aimé faire, mais qu’il va falloir temporiser pour l’instant.

À toi de jouer

Choisir c’est renoncer.

Avec ce diagramme à jour, je suis beaucoup plus motivé parce que je sais exactement ce que je ne ferais pas tout de suite et qu’est-ce que j’ai de mieux à faire. Maintenant il n’y a plus qu’à aligner les tâches, et les prendre une par une, sans s’arréter.